Den hybride arbejdsplads, hvor vi kan passe vores daglige job fra såvel kontoret som pendlertoget og sommerhuset, er mange steder blevet en realitet som følge af corona-pandemien. For mange af landets små- og mellemstore virksomheder betyder den gradvise omlægning til at være en hybrid arbejdsplads en omstrukturering, ikke bare af medarbejdernes måde at arbejde på, men også af alle de systemer og løsninger, man benytter sig af i det daglige.
Skrevet af; Klaus Thodsen
”Mange virksomheder har talt om den øgede digitalisering af arbejdspladsen og om den hybride arbejdsplads, hvor vi hver især kan arbejde, hvor end vi er. Men da corona så ramte, så kom der virkelig trumf under ordene, for med ét blev det tvingende nødvendigt, at man skulle kunne arbejde lige så effektivt hjemmefra som på kontoret,” siger Kim Nielsen, CEO for Canon i Danmark.
Han og resten af Canon har gennem det seneste halvandet år løbet stærkt for at følge med efterspørgslen på nye Cloud-baserede løsninger, der giver medarbejderne i landets virksomheder de mest optimale løsninger til at udføre det daglige arbejde, hvad end de er på kontoret eller et helt andet sted.
“Den hybride arbejdsplads kræver, at man kan arbejde lige effektivt alle steder, og at man som virksomhed har de rette redskaber til at føre denne transition ud i livet. Det er også vigtigt at forstå, at man ikke behøver omlægge hele virksomheden på én gang, men at man med fordel kan implementere forandringerne i etaper.”
Kim Nielsen fortæller blandt andet, at omstillingen til at være en hybrid arbejdsplads sætter helt nye krav til virksomhedernes it-afdelinger, når der skal optimeres processer og arbejdsgange. Samtidig er det ifølge ham vigtigt, at man som virksomhed fokuserer på først og fremmest en digitalisering af sine kerneopgaver.
“Vi i Canon har arbejdet sammen med virksomheder, der har digitaliseret deres ordremodtagelse, således at hver enkelt ordre automatisk kommer ind i planlægningssystemet, og frigiver tid og ressourcer fra den manuelle modtagelse og indtastning. Det giver medarbejderne en langt større frihed, og giver dem mulighed for at bruge deres arbejdstid mere optimalt.”
Tiden er inde
Canons ekspertise inden for netop Cloud-baserede løsninger kommer i disse tider mange af de virksomheder til gavn, der står midt i en omstilling til at blive en mere hybrid arbejdsplads. For Jørgen Nielsen, Business Consultant ved Canon, har udfordringerne for virksomhederne været tydelige allerede inden nedlukningerne. Men som følge af den pludselige omvæltning, som disse kastede virksomhederne ud i, blev mange opmærksomme på problemerne ved de løsninger, de benyttede sig af internt i virksomheden.
“Det er klart, at når medarbejderne pludselig passer deres arbejde i sommerhuse og ved køkkenbordet over hele landet, så bliver man udfordret på sine systemer og ikke mindst den sikkerhed, man har i virksomheden. Og som følge deraf, så kan vi bare mærke, at mange leder efter Cloud-baserede løsninger, der kan give medarbejderne sikkerhed i, at de altid kan tilgå dokumenter og i det hele taget udføre deres arbejde bedst muligt, samtidig med at man får et ekstra lag af sikkerhed ind,” siger Jørgen Nielsen.
Han er ikke i tvivl om, at man ved at gå væk fra de gamle server-baserede løsninger, og i stedet benytte sig af nogle af de mange Cloud-baserede løsninger, som Canon også er leverandør af, vil kunne gøre arbejdet og dagligdagen langt nemmere for sine medarbejdere – især når de arbejder andre steder end kontoret.
“Det sætter helt nye krav til adgangen til de redskaber, vi bruger i dagligdagen og til vores måde at tilgå oplysninger og dokumenter på. Her kommer f.eks. vores Cloud-baseret printløsning uniFLOW Online til sin ret, hvor du så at sige er koblet til printeren hele tiden. Det betyder, at når du sidder hjemme og arbejder, og skal printe noget til dit møde dagen efter, så kan du gøre det uden problemer. Enten kan du hente det på hjemmeprinteren, hvis den er koblet på uniFLOW, eller du kan hente dine dokumenter næste dag i printeren på kontoret, uden først at skulle koble dig til helt forfra igen.”
Vi kan mærke en klar ændring i opfattelsen af sikkerhed. For os er det utrolig positivt, at mange har fået øjnene op for, at løsninger, der ligger i skyen, sikkerhedsmæssigt faktisk er langt bedre beskyttet end traditionelle serverbaserede løsninger. De fleste virksomheder har allerede en stor del af deres dokumenter og andet liggende i skyen, og Canons løsninger ligger også i Microsoft Azure, hvilket giver et ekstra lag af sikkerhed for brugerne
Optimer på tværs af virksomheden
Grundlæggende er de mange virksomheder, der i disse tider skifter til en af Canons løsninger, på jagt efter det samme. Målet er, at medarbejderne er bedst muligt klædt på til at udføre deres arbejde, også selvom de er på farten. At de dokumenter, de skal bruge i løbet af deres arbejdsdag, altid er opdaterede og tilgængelige, og at de har adgang til de relevante systemer, hvorend de rent fysisk befinder sig. “Virksomhederne vil give deres medarbejdere mulighed for altid at være produktive og kunne bidrage positivt i alle situationer. Det er ikke nyt, at medarbejdere ikke altid er på et kontor. For de pendler også til og fra arbejde, er på vej til og fra kundemøder eller ude på helt andre opgaver. De laver alle mulige ting, og for en virksomhed kan det for eksempel være vigtigt, at bestemte dokumenter kan scannes, når medarbejderen er på vej fra et kundemøde til et andet,” siger Kim Nielsen.
Han mener samtidig også, at man som virksomhed skal tilgå omlægningen til at være en hybrid arbejdsplads med forsigtighed og ikke mindst med fokus på, hvad målet med omlægningen i sidste ende er.
“Det handler meget om at tænke i såkaldt collaborative planning og have fokus på, hvordan medarbejderne kommer til at arbejde bedst muligt sammen. Jo bedre, man kan facilitere samarbejdet mellem medarbejdere og afdelinger, jo bedre resultater vil man også opnå, og jo bedre vil man udnytte arbejdstiden. Og det er i sidste ende det, der er med til at skabe en sund og motiverende arbejdskultur i en virksomhed,” siger Kim Nielsen.
Og med den mere fleksible og hybride arbejdskultur kommer også spørgsmålet om sikkerhed, når alt er tilgængeligt på farten, og kan tilgås fra alle verdenshjørner. For mens mange virksomheder for bare fem-seks år siden var skeptiske overfor sikkerhedsaspektet i de Cloud-baserede løsninger, så anser mange i dag netop denne form for løsninger for at være blandt markedets sikreste.
“Vi kan mærke en klar ændring i opfattelsen af sikkerhed. For os er det utrolig positivt, at mange har fået øjnene op for, at løsninger, der ligger i skyen, sikkerhedsmæssigt faktisk er langt bedre beskyttet end traditionelle serverbaserede løsninger. De fleste virksomheder har allerede en stor del af deres dokumenter og andet liggende i skyen, og Canons løsninger ligger også i Microsoft Azure, hvilket giver et ekstra lag af sikkerhed for brugerne,” siger Jørgen Nielsen.
Netop kombinationen af det høje niveau af sikkerhed og den øgede tilgængelighed som løsningen giver virksomheden, har gjort, at efterspørgslen kun er steget gennem den seneste tid. Og selvom mangfoldigheden af virksomheder, der vælger at benytte sig af Canons produkter, er stor, er udbyttet grundlæggende det samme.
“Man får fuld kontrol over sine dokumenter og dokument-flows, og man får et perfekt overblik over alle omkostninger på brugerniveau. Men det vigtigste er og bliver, at man giver sine medarbejdere en større frihed til at udføre deres arbejde, hvor som helst og når som helst,” afslutter Kim Nielsen.
