Brugen af digital træning og gamification vinder frem. Både under preboarding, onboarding og dybt inde i ansættelser, når pludseligt ændrede markedsvilkår kræver aflæring af gammel viden og tillæring af ny viden med kort varsel, forklarer HR-videncentret Dansk HR.
I en tid, hvor konkurrencesituationen kan ændre sig fundamentalt fra den ene dag til anden, uanset hvilken branche man opererer i, bliver effektiv af- og tillæring af viden hos medarbejderne i stigende grad en nøgle til succes.
”Vi skal hurtigt kunne tilpasse os det marked, vi er på, blandt andet ved hurtigst muligt at kunne tilføre medarbejderne den nye viden, de skal bruge for at skabe værdi og gode kundeoplevelser. Derfor bliver evnen til at sikre aflæring af viden, der ikke længere er brugbar, og tillæring af ny viden, der er vigtig for virksomhedens succes, et vigtigt konkurrenceparameter og noget, organisationer kommer til at arbejde meget mere med de kommende år.” Det siger Kim Staack Nielsen, CEO i HR-videncentret Dansk HR.
Fra benzin og diesel til el
Der er dugfriske eksempler at illustrere problematikken med mange steder.
”For eksempel ser det i øjeblikket, mens vi taler sammen, ud til, at Hertz er på vej til at indgå en meget omtalt aftale med Tesla om 100.000 elbiler. Det vil sige, at mange tusinde medarbejdere hos Hertz pludselig skal kunne vejlede udlejningsselskabets kunder i at køre en elbil. Kunden er lige landet fra London og har ikke tid eller råd til langsommelig og upræcis information om det produkt, vedkommende nu skal benytte. For Hertz-medarbejderen er der tale om en helt ny viden om elbiler, der skal være på plads på kort tid, mens en stor viden om anvendelse af benzin- og dieselbiler skal aflæres.”
Kontrolspørgsmål
Mange virksomheder står med udfordringer, der kan minde om dette eksempel, og det er principielt underordnet, om de berørte medarbejdere opererer virtuelt eller offline, når de løser en opgave. Der er forskellige værktøjer til rådighed for organisationer, der har behov for at kunne tilføre medarbejderne ny viden og låse den viden fast.
”Det mest almindelige, vi ser på nuværende tidspunkt, er digitale træningsprogrammer, der målrettet træner en medarbejder i en ny funktion og et nyt vidensområde. Det kan være, at du som frontmedarbejder i Hertz får at vide, at du inden for de næste otte dage skal have været igennem tre nye digitale programmer om vejledning af kunder, der skal køre i elbil. Efter hvert program kommer der måske nogle kontrolspørgsmål. Er din besvarelse ikke god nok, skal du køre programmet igennem igen. Har du nok rigtige svar, kan du gå i gang med det næste program.”
Fejl skal helst begås tidligt
Ifølge Kim Staack Nielsen bliver interne træningsprogrammer som dette tænkte eksempel stadig mere udbredte, fordi de tjener to meget vigtige formål.
”For det første sørger digitale træningsprogrammer – for eksempel i form af lektioner på internettet – for at tilføre medarbejderen den nødvendige nye viden, uanset om der er tale om en eksisterende medarbejder eller en ny medarbejder. For det andet sker de fejl, som uundgåeligt bliver begået, i et beskyttet miljø, hvor virksomheden ikke lider tab, men hvor medarbejdere stadig lærer noget af at begå fejlen.”
I det hele taget er der i disse år stor opmærksomhed på værdien i at få medarbejderne til at begå de fejl, som uundgåeligt vil ske, så tidligt som muligt i læringsprocessen.
”Fast failure er et nyt nøglebegreb i organisationers arbejde med medarbejdernes viden. Vi ved, at medarbejderne vil begå fejl, og derfor vil vi gerne have dem til at fejle hurtigt, så de fejler i et sikkert testværktøj.”
Udover digitale træningsprogrammer arbejder virksomheder med gamification, hvilket vil sige, at man tilsætter spilelementer til opgaver og situationer, der er typiske for en jobfunktion. Her får en fejl heller ikke anden konsekvens, end at den gør medarbejderen klogere på, hvad der er den rigtige løsning. Hvis flere medarbejdere spiller sammen, får flere personer nyttig læring ud af den enkelte medarbejders korrekte eller forkerte beslutninger undervejs.
Ny funktion til fysiske kurser
Digitale træningsprogrammer reducerer umiddelbart brugen af mentorer eller instruktører, men de har stadig vigtige funktioner, blot senere i processen end tidligere.
”I den traditionelle kursussituation var der en mentor eller underviser, vi kunne have dialog med, og vi har stadig brug for rent fysisk at have kontakt til en person, der kan vejlede os. Derfor mødes man måske nu med en mentor eller instruktør og andre medarbejdere til workshops eller brainstorms, hvor man opsummerer de ting, man hver især har lært under den foregående træning.”
Der er også stadig relevante spørgsmål, som en computer ikke kan svare på.
”Digitale træningsprogrammer effektiviserer den læring, vi førhen brugte kurser til. Dermed siger jeg ikke, at de fysiske kurser over to eller tre dage er på vej ud. Det er de ikke. Men de vil i højere grad blive brugt, når vi har brug for dialog om organisationens kultur, og hvordan vi helt generelt arbejder med vores kunder, så de forstår vores kultur.”
Blande 25 drinks
Digitale træningsprogrammer kan gavne alle typer medarbejdere i alle brancher. Det er kun et spørgsmål om at designe dem rigtigt, så de tjener organisationens behov, forklarer Kim Staack Nielsen.
”Digital træning er ikke kun relevant i brancher med frontpersonale og fysisk kundekontakt. Der er heller ikke forskel på, om medarbejderne er timelønnede, funktionærer eller mellemledere. Tidligere skulle ingeniøren eller maskinmesteren gå hos leverandøren i Italien i tre uger for at lære en ny maskine at kende. Nu følger der måske en stribe træningsvideoer med på engelsk eller et skandinavisk sprog, når maskinen bliver leveret.”
”Et andet eksempel, hvor digital træning er lige så relevant, er personale på sejlruter med turister. Det er typisk en branche med kortvarige ansættelser og behov for hurtig oplæring. Det kan være, at den nye medarbejder i baren før sin første vagt får adgang til en film, der viser, hvordan man laver de 25 mest populære drinks. I stedet for at prøve sig frem og hælde mislykkede drinks ud, mens kunden ser på, gør medarbejderen det rigtigt fra starten. Og da opskriften på en drink ikke ændrer sig hver sæson, er det varig, vigtig viden medarbejderen tilegner sig under den digitale træning.”
Starter ikke på bar bund
Ifølge Kim Staack Nielsen er digitale træningsprogrammer og gamification velegnet til at tilføre viden både under preboarding før den første arbejdsdag og under onboarding fra den første arbejdsdag.
”Det er ikke mindst en perfekt løsning til preboarding for at sikre, at en ny medarbejder har stiftet bekendtskab med bestemte ting, inden vedkommende starter i jobbet. Tre måneder senere kan det være, at gamification med andre nye medarbejdere bliver et relevant værktøj. Det betyder, at de nye medarbejdere møder op til deres nye job med viden, færdigheder og en kulturel forståelse. De starter ikke på bar bund, men kan hurtigere indgå i det team, de skal samarbejde med. Endelig viser vores erfaringer, at det er mere sandsynligt, at medarbejderne bliver i organisationen i længere tid, når de har fået tilført de rette færdigheder og holdninger under preboarding og onboarding. Det har også en positiv effekt på organisationens kultur og arbejdsmiljø. Omvendt ser vi ofte, at folk rejser fra virksomheder, fordi der ikke er brugt nok tid på at indføre dem i arbejdet. Det koster både tid og penge, når man skal starte forfra med en ny kandidat efter eksempelvis seks måneder.”
