Ny lovgivning for arbejdsgivere ruller ud over danske virksomheder i en lind strøm i denne tid. Mange virksomheder er godt med. Det skal de være, for snart rammer næste regelsæt, og der er jo også lige en forretning, der skal drives.
Skrevet af: Mette Vitved Bjørkvik, personalejuridisk chef og advokat i Dansk Erhverv
De fleste nye regler kommer fra EU og følges op af dansk lovgivning. Først kom ændringer til ferieloven, barselsloven og vilkårsloven. For tiden er det anden del af whistleblower-lovgivningen, nye regler for tidsregistrering og CSRD, der også vedrører afrapportering om medarbejderforhold, som er ved at blive rullet ud. Toget kører derudaf.
Reglerne rammer stort set alle arbejdsgivere. Fælles for reglerne er, at de både ændrer retstilstanden og stiller nye systemtekniske krav, som virksomhederne må indrette sig efter. Det er ikke en lille opgave, som virksomhederne skal løse. Hvor det først var de større virksomheder, som skulle etablere en whistleblower-ordning med en række krav til etablering og håndtering af ordningen, så var det fra december 2023 også private virksomheder ned til 50 ansatte, som skal have implementeret en sådan ordning.
Tidsregistrering er lige nu det største dyr på savannen
Den helt store ting lige nu er dog den kommende lovændring om registrering af arbejdstid. De nye regler træder i kraft den 1. juli 2024. Herfra skal man i alle danske virksomheder registrere og kunne dokumentere hver enkelt medarbejderes samlede arbejdstid. Reglerne stiller krav om et objektivt, pålideligt og tilgængeligt arbejdstidsregistreringssystem, hvor den samlede daglige arbejdstid skal registreres og stemme overens med den faktiske arbejdstid. Hvis der sker nogle ændringer i noget, som allerede er registeret, så skal der justeres.
Formålet med reglerne om arbejdstidsregistrering er at sikre, at eksisterende regler om daglig og ugentlig hviletid, og reglerne om maksimal ugentlig arbejdstid kan overholdes.
Start gerne nu
Som virksomhed er det en fordel at starte nu med at gøre sig klart, hvordan man som stor børsnoteret virksomhed eller mindre erhvervsdrivende skal forholde sig til de nye registreringskrav. Det gælder helt lavpraktisk om at se på, hvordan medarbejderne i virksomheden arbejder. Sidder medarbejderne fast ved en pc? Er de ude at køre på kundebesøg? Er de af og til ude at rejse? Arbejder de efter vagtplaner eller i en bestemt åbningstid? For der er ikke formkrav til tidsregistreringen og alt efter type af virksomhed, kan der være en passende metode til at få systematiseret tidsregistreringen. Gerne i en form hvor registreringen enkelt kan implementeres og efterleves.
I Danmark har vi heldigvis en sund virksomhedskultur med mange stærke og professionelle virksomheder, som godt kan håndtere de nye krav. En del virksomheder har allerede en fast arbejdstid eller en proces for tidsregistrering, og hos nogle ligger oplysningerne der elektronisk. Her kan det være nødvendigt, at der bygges nogle foranstaltninger på, så det sikres, at ændringer ved f.eks. vagtbytte, fravær eller ekstra arbejde kommer med. Arbejdsgivere skal kunne dokumentere den faktiske arbejdstid, men det er heldigvis ikke alle, som behøver helt nye procedurer og systemer.
Kan ende med endnu bedre arbejdspladser
Reglerne er ikke vokset i Dansk Erhvervs have, men når nu de er her, så kan de blive brugt til at skabe værdi. For eksempel kan arbejdstiden bedre kontrolleres, og når der er styr på medarbejdernes tidsforbrug, så signalerer det, at medarbejdere er et vigtigt aktiv i virksomheden. Det kan f.eks. få betydning i forhold til rekruttering og virksomhedens brand og omdømme. Der kan også være investorer og kunder, der interesserer sig for virksomhedens social-bæredygtige ansvarlighed. På de indre linjer kan en whistleblower-ordning og en mere systematisk tidsregistrering blotlægge forhold, som ledelsen hurtigere får kendskab til og dermed hurtigere kan handle på.
Vi må i øvrigt ikke glemme, at de nye krav og systemer også stiller krav til medarbejderne. De skal forholde sig til nye procedurer og indberetningsmuligheder. Det vil så på sigt forhåbentlig betyde, at der bliver en større synergi mellem ansvarsfølelse og virksomhedsførelse, som alle parter skal bidrage til, og som i sidste ende kan skabe endnu bedre arbejdspladser og resultater på bundlinjen.
