Til gavn for både medarbejdere, virksomheden og kunderne. I slutningen af året indfører Vest Administrationen A/S en fire dages arbejdsuge. Digitalisering, automatisering og nye arbejdsrutiner er blandt midlerne for at nå frem til målet, men der er også en stor opgave i at ændre kulturen i organisationen.
Øget bundlinje eller mindre arbejde? Kent Friis Petersen, direktør og stifter af Vest Administrationen, er ikke i tvivl. Den tidsbesparelse, de opnår ved at effektivisere arbejdsprocesserne, skal bane vejen for, at fredag bliver til fridag, samtidig med at medarbejderstaben og lønnen bevares. Tiltaget vil bidrage til mere motiverede og engagerede medarbejdere, som vil smitte positivt af på både virksomhed og kunder, mener han. ”Forskning viser, at vi ikke arbejder særlig effektivt, når vi arbejder 37 timer om ugen, og at mange bliver mere effektive af at arbejde mindre. Samtidig kan arbejdstiden i ejendomsbranchen være enormt belastende for mange familier. Jeg vil gerne kunne tilbyde et velafbalanceret arbejdsliv,” siger Kent Friis Petersen.
Tidsbesparende projekter
For at nå frem til målet har administrationsvirksomheden nedsat en styregruppe bestående af ledelsen og fire medarbejdere. De mødes hver 14. dag for at liste mulige projekter op, som kan spare virksomheden tid. Også de øvrige medarbejdere skyder ideer i puljen ved en månedligt tilbagevendende ”Innovation Friday”. Ideer, tiltag og udviklingsprojekter bliver siden listet op på digitale informationstavler i Vest Administrationens køkken, så medarbejderne løbende kan følge deres fremskridt og rejse mod mere effektivitet.
”Et af de tiltag, vi blandt andet arbejder på, er at få oprette standardmails i Outlook. Et andet tiltag er et assistentark, hvor vores assistenter løfter småopgaver af administratorernes skuldre – det kan for eksempel være at sende materiale ud til generalforsamlinger eller indtaste budgetter i vores system,” siger Kent Friis Petersen. Vest Administrationen har også fokus på medarbejdernes arbejdsrutiner, og hvordan det er muligt at øge effektiviteten i løbet af arbejdsdagen. Et af de tiltag, de afprøver i øjeblikket, er den såkaldte pomodoro-teknik. En timer sættes på 25 minutter, og i denne periode arbejder medarbejderen koncentreret med en opgave og må ikke forstyrres af kollegaer og mails. Når tiden er gået, er der fem minutters pause. Arbejder man med teknikken i længere perioder, er der en pause på 20 minutter efter hvert fjerde pomodorointerval.
Viden og undervisning online
Noget, der også skal skabe mere luft i kalenderen hos medarbejderne, er at gøre viden mere lettilgængelig for kunderne. I 2021 lancerede virksomheden blandt andet en ny hjemmeside, hvor det er nemmere for de besøgende at finde svar på deres spørgsmål.
”Vi har arbejdet på at gøre hjemmesiden mere brugbar og værd at besøge løbende. Blandt andet er der oprettet en hel vidensbank, hvor vi har samlet 70-80 tips og mere dybtgående artikler. Lige fra tyverisikring af lejligheden, bestyrelsens ansvarsområder og deltagelse på generalforsamling,” siger Kent Friis Petersen.
Virksomheden gik i 2021 også i luften med et gratis bestyrelsesakademi, hvor bestyrelsesmedlemmer i både andels- og ejerboligforeninger kan blive klogere på relevante temaer via en række undervisningsmoduler, der kan følges både fysisk og online. Det kan blandt andet handle om bestyrelsesansvar eller byggestyring af foreningers byggesager, der begge er komplekse og vigtige temaer at være vidende om.
”Bestyrelsesakademiet er en måde at få uddannet foreningerne til at tage mere kvalificerede beslutninger og være bedre klædt på, når de snakker med deres administrator,” siger Kent Friis Petersen.
Endnu ikke udbredt
Ifølge Michael Pedersen, underviser og forsker på CBS, er en fire dages arbejdsuge endnu ikke et udbredt fænomen, men flere og flere eksperimenterer med det på verdensplan i forskellige varianter, oplyser han. Hvor nogle har en 30-timers arbejdsuge med 37 timers løn, har andre en 30-timers uge med 30 timers løn. Langt de fleste virksomheder vælger dog at bevare lønniveauet.
”Generelt har perioden med lockdown fået stadig flere virksomheder til at overveje at gå den vej. For eksempel som en måde at fastholde og tiltrække talent på,” siger Michael Pedersen. Har man som virksomhed et ønske om at indføre en fire dages arbejdsuge, gælder det om, at ledelsen er bannerfører, og at forandringer og forbedringer tages i små skridt, råder han:
”Der skal være en kulturbærer i toppen, der holder fast i de nye arbejdsprincipper, og så skal man forberede sig på, at det tager tid at vænne sig af med gamle vaner og tillære sig nye. Får virksomhederne ikke set på organisationens rutiner og arbejdsvaner, er risikoen, at medarbejderne får mere travlt.”
Ifølge Michael Pedersen er der nogle åbenlyse trivselsfordele ved at indføre fire dages arbejdsuge.
”Stressniveauet er generelt faldet hos dem, der har indført fire dages arbejdsuge, og så er det også sundt for virksomheden at tage deres arbejdsgange op til revision,” siger han
En ulempe kan ifølge Michael Pedersen være at enkelte medarbejdere måske ikke har lyst til at løse deres arbejdsopgaver på en ny måde.
”Ledelsen bør tage hensyn til individuelle arbejdsforhold, for eksempel hænger nogle arbejdsmetoder måske ikke sammen med udvalgte medarbejderes job.”
