Tidsregistrering bliver en del af arbejdsdagen hos danske virksomheder, når den nye EU-lov træder i kraft den 1. juli 2024. TimeLog, der i mere end 20 år har arbejdet med tidsregistrering, viser, hvordan tidsregistreringen kan skabe værdi for både medarbejdere og virksomheden, styrke bundlinjen og medarbejdernes trivsel.
Når den nye EU-lov om tidsregistrering træder i kraft i Danmark den 1. juli, betyder det, at alle virksomheder, som har ansatte, skal have implementeret et tidsregistreringssystem, som kan dokumentere medarbejdernes arbejdstid. Mange virksomheder og medarbejdere ser det som en udfordring, men de bør i stedet se på alle mulighederne, det åbner op for.
”Det er vigtigt at slå fast, at tidsregistrering ikke handler om overvågning, men om at skabe mere gennemsigtighed, sikre medarbejdernes rettigheder og skabe et bedre arbejdsmiljø. Loven sikrer en struktureret tilgang til tidsregistrering, og er et stærkt redskab for både ledelse og medarbejdere til at kvantificere tid og optimere processerne,” siger Per-Henrik Nielsen, CEO fra TimeLog, der kombinerer tidsregistrering, ressourceplanlægning og projektstyring med fakturering, økonomi og rapportering i ét uundværligt værktøj til virksomheder og organisationer.
Tidsregistrering sikrer overblik
Tidsregistrering kan meget mere end at tælle sygedage; det er et ledelsesredsskab, som kan styrke forretningen og samtidig skabe bedre arbejdsmiljø for medarbejderne.
”Tidsregistrering kan bruges som best practice til at vurdere virksomhedens timeforbrug på opgaver. Ledelsen kan let følge med i, hvor mange timer det reelt tager at løse en opgave. Hvis man fx fakturerer 1.800 timer på en opgave, virksomheden reelt bruger 2.000 timer på, så kan registreringen bruges som en øjenåbner,” forklarer Sascha Skydsgaard, CRO hos TimeLog.
Hos TimeLog fortæller de, at flere virksomheder i EU, allerede sætter deres signatur på en tidsrapport, inden de fakturerer, fordi det styrker gennemsigtigheden for alle parter.
Værktøj der lever op til lovgivningen
I mange EU-lande bruger man allerede tidsregistrering. Loven er kommet i stand, fordi der i 2019 faldt en EU-dom, som skal sikre, at arbejdsgivere i EU-medlemslande bruger et pålideligt tidsregistreringssystem. Et system, som TimeLog har klar til virksomhederne. Loven kommer med metodefrihed, så registreringen kan foregå på mange måder. Det kan være alt fra, at medarbejderne på daglig basis registrerer detaljeret, hvilke opgaver der løses i arbejdstiden til, at medarbejderen ”kun” registrerer sin arbejdstid, hvis der er afvigelser fra de fastdefinerede rammer. Et eksempel er, at medarbejderen i løbet af en måned registrerer to timer på et lægebesøg eller barnets første sygedag.
Redskab til at fordele opgaver
TimeLog har selv i en årrække brugt tidsregistrering internt, fx når en medarbejder bliver lånt ud til et andet team i en spidsbelastet periode. Hos TimeLog ved de nemlig af erfaring, hvilken værdi registreringen kan skabe.
”Når en medarbejder skal løse opgaver i forskellige teams, kan det give udfordringer med at nå alle opgaverne. Tidsregistreringen er et fremragende værktøj, så ledelsen kan finde balancen, og medarbejderen ikke bliver stresset over urealistisk planlægning med opgaver fra flere sider,” Per-Henrik Nielsen.
Tiden bliver strategisk
Tidsregistreringen kan også bruges strategisk, fordi både virksomheden og medarbejderne kan basere deres viden på data og ikke på en mavefornemmelse. TimeLog fortæller om en af deres kunder, som proaktivt har brugt tidsregistreringen til at afdække, hvorfor medarbejderne ikke brugte et uddannelsesforløb, som virksomheden havde investeret i. Virksomheden kunne se, at medarbejderne kun havde brugt en tiendedel af den tid, der var sat af til uddannelse. Den indsigt kan virksomheden så bruge til at foretage den rette investering i medarbejdere, når virksomheden skal løfte kompetenceniveauet.
”Virksomheder kan også bruge tidsregistrering til at udvikle nye forretningsområder fx ved at sætte 100 timer af til at udvikle et koncept. På den måde kan virksomhederne bruge registreringen til benchmarking,” siger Per-Henrik Nielsen.
Det handler om at se potentialet og skræddersy den løsning, som fungerer for den enkelte virksomhed.
”Internt hos os i TimeLog bruger vi også tidsregistreringen til at se på, hvordan timerne fordeler sig på tværs af virksomheden. Hvor er der brug for hjælp til opgaverne, mangler vi personale eller hele personalegrupper,” forklarer Sascha Skydsgaard.
Tidsregistrering til personlig udvikling
Tidsregistrering kommer med mange individuelle muligheder og kan bruges forskelligt alt efter man er konsulent, projektleder, bogholder arbejder med teknik eller produktion.
”Medarbejderne kan også bruge tidsregistreringen til personlig udvikling. En detaljeret daglig tidsregistrering dokumenterer præcist, hvad arbejdsdagen bruges på. Hvis man er ansat som sælger, så giver det fx god mening, at 40 % af arbejdsdagen går med kundemøder.
Adskiller arbejdsmønsteret og opgaverne sig væsentligt fra den rolle, man er ansat til at opfylde, kan medarbejderen bruge det som dokumentation til at løfte sit arbejdsliv,” forklarer Sascha Skydsgaard. Den detaljerede registrering kan også give medarbejderen indblik i, hvilken type opgaver der fylder meget i arbejdslivet, og så kan den enkelte målrette sin karriere efter det.
”Mulighederne er mange, og vi hjælper virksomhederne godt i gang med den nye lov med rådgivning og redskaber, så den kan bruges konstruktivt. For der er ingen tvivl om, at den nye EU-lov er en kæmpe mulighed for at skabe vækst, optimere på tværs og samtidig sikre bedre arbejdsmiljø for medarbejderne,” siger Per-Henrik Nielsen. Hos TimeLog har de allerede mere end 1.200 kunder, der bruger tidsregistrering.
Læs meget mere om, hvor din virksomhed kommer godt i gang på www.timelog.com
