Analyser fra EY Danmark samt Dansk Facility Managements viser, at ca. 80 % af de danske virksomheder ønsker at ændre indretningen af kontoret. Flere arbejder hjemme, og virksomhederne har behov for at gentænke, hvordan kontorpladsen udnyttes. Løsningen er hybride kontorer med fokus på kloge kvadratmeter og fleksibilitet, der understøtter bæredygtigheden, styrker virksomhedens kultur og værdi samt evnen til at fastholde og tiltrække medarbejdere.
Der er sket meget, siden storrumskontorerne havde deres glanstid, og tiden med Covid-19 har for alvor sat sit præg på måden, vi arbejder på. I løbet af Coronakrisen har omkring en halv million arbejdet hjemmefra. Tal fra Dansk Industri viser, at op mod 90.000 flere ansatte vil fortsætte arbejdet på hjemmekontoret efter tiden med Covid-19. Undersøgelser viser, at hjemmearbejdet er effektivt, men det kommer med en stribe udfordringer for virksomhederne, som 2MOVE hjælper med at adressere.
”Vi hjælper virksomhederne med at indrette kontorerne, så kvadratmeterne udnyttes effektivt samtidig med, at arbejdsfællesskabet styrkes, og medarbejderne trives. Det gavner både bundlinjen og arbejdspladsens evne til at fastholde og tiltrække medarbejdere at arbejde med det hybride kontor, der afspejler de reelle behov. Et kontor, der lever op til den fleksible måde at arbejde på, som er blevet normen i dag,” fortæller Robert Neble Larsen, partner hos 2MOVE, der årligt forandrer og optimerer omkring 150.000 kvadratmeter kontorer hos de danske virksomheder.
Kontoret møder den nye virkelighed
Kontorarbejdspladsen og dens funktion og strategiske betydning er under forandring, og derfor skal indretningen understøtte nye måder at arbejde på. Mange virksomheder oplever, at kontorpladserne står halvtomme, fordi den enkelte medarbejder prioriteter at arbejde hjemmefra flere dage om ugen. De halvtomme kontorer er en trussel mod den bæredygtige dagsorden, forøger de høje energiregninger og udfordrer det kollegiale fællesskab og samarbejde. Årsagen er, at færre kolleger mødes spontant, videndeler og skaber værdi for virksomheden.
”Virksomhederne er nødt til at se på, hvordan de bedst indretter og udnytter kontorarealet og samtidig arbejder med medarbejdernes kultur og adfærd. Ledelsen skal gøre sig klart, om der er en ideel balance mellem arbejde på kontoret og fra distancen. Det begynder med, at ledelsen skal se kontoret som andet end en udgift, men som et aktiv, der bringer kulturen sammen og skaber værdi for virksomheden,” siger Robert Neble Larsen.
Indretning begynder med adfærd
Den hybride arbejdsplads handler derfor både om at skabe kloge kvadratmeter, men også i høj grad om at forstå adfærden på arbejdspladsen og skabe rammerne for produktivitet og trivsel.
”Det kan fx handle om, at ledelsen tager stilling til og melder ud, hvordan balancen ideelt bør være mellem arbejde på kontoret og arbejde hjemmefra, så der er mulighed for at mødes, videndele og sparre. Det værdiskabende rum, der opstår i mødet mellem mennesker, kan være særligt vigtigt for især nyansatte, som skal onboardes i virksomheden,” forklarer Pernille Helms, Head of workplace hos Locus Design en del af 2MOVE.
Undersøgelser viser, at netop de nyansatte, som endnu ikke har opbygget solide faglige- og kollegiale relationer, oplever, at det er langt nemmere at dele viden og koordinere med kollegaer, når man mødes og er sammen på arbejdspladsen. Modsat mener mange medarbejdere med lang anciennitet, at det er nemt at være tilgængelig via chat eller på Teams. Hjemmearbejdet er dog kommet for at blive, fordi det giver en høj grad af frihed og fleksibilitet for den enkelte medarbejder, men det skal forenes med en levende arbejdsplads med puls, kollegaer og faglig videndeling.
Indret efter behov
Hos 2MOVE arbejder de med behovsbaseret indretning af kontorerne.
”Et kontor er ikke et statisk rum, men skal underbygge måden, vi samarbejder på. Virksomhederne skal tænke arbejdspladsen præcist som en bolig, der opfylder mange forskellige behov. I hjemmet er nogle rum stramt defineret, mens andre er fleksible og danner ramme for mange forskellige aktiviteter. Det samme gælder på arbejdspladsen, hvor mødet omkring kaffemaskinen fx både skaber rum for kreativitet, fællesskab og videndeling. Omvendt skal kontoret også rumme arbejdszoner, hvor medarbejdere kan finde ro til at fordybe sig i en opgave,” forklarer Pernille Helms.
Arbejdspladsen skal derfor facilitere de mange forskellige samarbejdsformer også de hybride møder – og ikke kun med én til én indretning og omstændig mødelokalebooking. De mange spontane møder og samtaler, der opstår i løbet af arbejdsdagen, understøttes i flerfunktionelle- og fleksible zoner, som tilbyder en variation i indretningen. Med behovsbaseret indretning afgrænses virksomhedens samlede arealforbrug til det faktiske behov. Og ørkenlandskabet, med de tomme skriveborde, veksles til nye funktioner og ofte en reduktion af kvadratmeter. Det er sund fornuft i en tid, hvor energipriserne eksploderer, og virksomhederne samtidig forpligter sig på at fremme bæredygtighed i alle led.
Afdækker medarbejdernes behov
Vejen mod det behovsbaserede kontor begynder med at forstå medarbejdernes adfærd og behov, fordi det går hånd i hånd med indretning og design. For at skabe optimal og unik spaceplanning, indhenter 2MOVE altid data og viden fra hele organisationen. 2MOVE interviewer digitalt alle medarbejdere, hvilket danner grundlaget for rådgivningen. Indsigten i medarbejdernes ønsker giver konkret viden om virksomhedens behov, uformelle og formelle netværk samt kulturen. Alle data bliver via SpaceProTM softwaren omsat i konkrete, visuelle muligheder for kontormiljøet.
”Frihed til at vælge arbejdssted med flere muligheder og fleksibilitet forudsætter, at både ledere, teams og medarbejdere åbner øjnene og får forståelse for, hvordan de forskellige fysiske rammer og rum faciliterer de enkelte arbejdsprocesser bedst. Det kræver nye vaner og adfærd og en større mobilitet i det daglige,” siger Pernille Helms og uddyber:
”Hjælp valgfriheden på vej, og skub til ”plejer” kulturen. Styrk kontoret med nye funktioner og med et gennemgående design, som også fremhæver brand- og virksomhedsidentiteten. Mød teams og medarbejdere med tillid, og gør det til en fælles ambition at balancere fleksibilitet og kontoret som ”første prioritet.””
