Af Jakob Stoumann og Nadim Stub, Proptech Denmark
Man siger, at det tager tre til seks måneder at ændre en vane. Og hvis der er én ting, som coronakrisen har været i fuld gang med, er det at ændre vores vaner – om vi var klar over det eller ej. Ikke blot i forbindelse med indkøb af dagligvarer, dating eller besøg af bedsteforældre, der nu efterfølges af katharsisk håndafspritning, men også i forbindelse med vores arbejdsplads.
Virksomheder verden over har igennem det seneste år fundet ud af, at det kan betale sig at genforhandle deres husleje med udlejerne. Udlejerne har oplevet, at der er penge at spare ved at tale med deres banker og måske optage nye lån. Og arbejdsgivere og medarbejdere verden over har personligt erfaret, hvor overraskende friktionsløst og effektivt det kan være at arbejde hjemmefra – når altså børnene fortsat kan gå i skole. Ingen transporttid til og fra arbejde og færre fysiske møder øger fleksibiliteten samt produktiviteten, i øvrigt helt i overensstemmelse med tidligere studier på området. Tiden kommer altså med andre ord til at arbejde for, at coronakrisen også vil ændre på vores arbejdsvaner i de næste måneder. Og rodfæste dem yderligere.
Lockdown er snart overstået, men…
Før vi ser på, hvem der kommer til at kapitalisere på de mange ændringer på arbejdspladserne og i ejendomsbranchen, så lad os først lige dvæle ved varigheden af de nuværende sikkerhedsforanstaltninger. For som antydet: Des længere vi skal tilpasse os en ny virkelighed, des mere vil vi på længere sigt adoptere vores tilpassede arbejdsrutiner. Når medarbejderne på de danske arbejdspladser så småt begynder at vende tilbage, vil en stor gruppe af dem formentlig fortsat vælge at arbejde hjemmefra, fordi de ikke føler sig trygge ved pludselig at være mange mennesker på ét sted. På trods af indførelse af to meters afstand, konsekvent afspritning, løbende udluftning og andre progressive adfærdsændringer. Tiden har altså med andre ord arbejdet for, at coronakrisen har ændret på vores arbejdsvaner, og rodfæstet dem.
Ny-normalen vil øge efterspørgslen for fleksible kontorer og lejeaftaler
Hvilke parter kommer således til at profitere på de nye ændringer i vores måde at arbejde på? Og hvilken rolle kommer proptech til at spille i omkalfatringen af vores arbejdsliv? Mange virksomheder oplever allerede betydeligt fald i omsætning og indtjening og får derfor et øget behov for færre faste udgifter. Flere virksomheder kommer til at tage deres lejemål op til overvejelse og efterspørge mere fleksible kontorløsninger. Dermed peger meget på, at kontorhoteller som WeWork, Knotel, Industries og, herhjemme, Spaces, Regus og IVD kommer til at vokse og tage endnu flere virksomheder ind. I forvejen benytter virksomheder som Microsoft, Facebook, Microsoft, and UBS i stor stil eksempelvis WeWork rundt om i verden. Det giver deres medarbejdere mulighed for at have løst tilknyttede, men stadig faste arbejdsstationer, uanset om de arbejder i Berlin, London, Hong Kong eller New York.
Tech forbedrer pladsudnyttelse
Coronakrisen kommer også til at blæse gunstige vinde på kontorhotellerne af en anden grund. Kontorhotellerne er markant bedre til at udnytte pladsen og skabe mere effektivitet og produktivitet end traditionelle “faste kontorer”. Brugen af arbejdspladser hos WeWork er i gennemsnit 2,5 gange højere end i almindelige kontorer, påpeger en intern undersøgelse. Kontorlejere hos WeWork benytter altså de samme kvadratmeter 2,5 gange hyppigere hver dag, end det er tilfældet på et almindeligt kontor. Tak for kontorkaffe.
Men tech kan også få den funktion, at man bruger den til at skærme sig fra andre, hvis der er behov for det. At skabe høj produktivitet og klare resultater uanset hvor og hvornår på kloden, man kobler sig på sin virksomhed. Det er den nye, post corona-virkelighed, som proptech skal adressere.”
Det er blandt andet muligt, fordi kontorerne er koblet op med sensorer, der løbende overvåger arbejdspladserne og brugen af dem. Ved hjælp af digitale teknologier kan brugerne hele tiden monitorere, hvilke arbejdspladser der er tilgængelige på kontorerne og booke sig en plads. Men det vil selvsagt ikke kun være kontorhotellerne som kan og bør drage nytte af de nye digitale ‘space-management’ løsninger. Mange større virksomheder overvejer netop nu, hvordan deres behov for faste kontorarbejdspladser og kontorfaciliteter vil se ud post Corona. Og der ser ud til at være en tendens mod, at man skalerer antallet af faste kontorpladser ned.
Med mere hjemmearbejde, mere fleksible arbejdstider og bedre muligheder for også at arbejde på farten, er der ikke længere brug for at have et fast skrivebord til samtlige medarbejdere. Omvendt vil kontoret i endnu højere grad være der, hvor vi tager hen, når vi har brug for at mødes med kolleger, kunder eller samarbejdspartnere. Men skal man lykkedes med en strategi, med færre skriveborde og mere plads til møder og social interaktion er tech uden tvivl en del af løsningen.
Medarbejdere såvel som facility management vil have behov for at kunne tilgå real time information om kapacitet og belægningsgrad helt ned på enkelte skriveborde og mødefaciliteter, mulighed for at booke skrivebord hjemmefra osv. Og så er det ikke mindst vigtigt at få opsamlet og anvendt data på udnyttelsen af kontorpladser, mødelokaler osv. for at man løbende kan tilrette og skalere arbejdspladsens indretning, så den matcher de reelle behov og den faktiske brug.
Ny proptech – især monitoreringsteknologier og ‘space management’ -løsninger – skal hjælpe medarbejderne med at finde et sted at arbejde på virksomhedens kontor, hvor og hvornår det passer den enkelte. At være tilgængelig på alle tider af døgnet og uanset geografi bliver i endnu højere grad det nye paradigme. Og den adfærd og tilhørende værktøjer, der følger med, vil blive en del af både ejere, administratorer og facility managers hverdag.
Millennials vil have fleksibilitet
Endelig passer et voksende behov for kontorhoteller og digitale, intelligente værktøjer til at skabe transparens som fod i hose med de mange millennials, der er på vej ind på arbejdsmarkedet. Millennials, som kendetegner ”unge” født før 1986, ønsker stor fleksibilitet i alt lige fra, hvordan og hvornår de arbejder. De vil have høj kvalitet i hard- og software, så de har fri adgang til at opnå resultater og måle deres egen og teamets performance.
For rigtige millennials vil den traditionelle arbejdsplads, der er lagt an på fast fysisk fremmøde, slet ikke have den samme væsentlighed længere. Set med millennialbriller vil fremtidens arbejdsplads i højere grad fungere som relativt løst strukturerede arbejdsfællesskaber forankret i visionær, brugervenlig og funktionel tech. Er du er i tvivl om, hvad jeg mener, så tag lige et kig på startups, f.eks. i Proptech Lab, BloxHub, Matrikel1, TalentGarden, som er indbegrebet af millenniumgenerationen.
Som en katalysator for deres arbejde anvender de fleste startups en række digitale projektstyringsværktøjer som Monday, Asana, Trello, Favro, Slack m.fl. Værktøjerne gør det muligt at skabe høj produktivitet og klar kommunikation i teamet og i organisationen, uanset hvor man arbejder.
COVID-19 har ikke bare været DISRUPTER i familiers hverdag, deres sociale liv og arbejdsliv. Den ændrer grundvilkårene for, hvordan vi arbejder og skaber værdi på arbejdspladsen. På grund af makroøkonomisk turbolens og usikkerhed, forankring af nye, digitale og mere fleksible arbejdsvaner samt stadig flere forandringssøgende millennials skal fremtidens arbejdsplads fungere mere flydende i sin struktur.
Og dét er essensen af, hvad det handler om, når vi taler om fremtidens kontorer og arbejdspladser: At skabe høj produktivitet og klare resultater uanset hvor og hvornår på kloden, man kobler sig på sin virksomhed. Det er den nye, post corona-virkelighed, som proptech adressere.
Mere værdifulde kvadrameter
Ubiquisense levere realtids-målinger der dels kan hjælpe lokalisere og allokere kontorpladser til medarbejderne når de har brug for at komme ind på kontoret, og dels kan skabe et detaljeret datagrundlag for at træffe de rigtige beslutninger i forhold til at optimere pladsudnyttelsen på det fremtidige kontor.
“Der er næppe nogen tvivl om, at vi kommer til at bruge fremtidens kontor på en langt mere fleksibel og dynamisk måde. Den gennemsnitlige udnyttelsesgrad falder som følge af mere hjemmearbejde, og i det ligger et stort besparelsespotentiale for virksomhederne. Men hvis man bare råt og brutalt skærer f.eks. 20% af skrivebordene væk, så risikerer man, at det går ud over medarbejdernes velbefindende og dermed produktivitet, og så kan det ende med at blive en meget dyr besparelse. Derfor har vi også oplevet stigende efterspørgsel på vores løsninger. Det bekræftes af, at vi lige nu oplever en stor interesse fra virksomheder, som vil være på forkant med udviklingen og sikre de bedst mulige betingelser på kontoret, når medarbejderne snart begynder at vende tilbage.”
Artiklen er skrevet i samarbejde med Proptech Denmark
