Når alle medarbejdere booker via samme kanal, får vi transparens og overblik over udgifter, adfærd, besparelser og potentiale fremadrettet
At samle en global virksomheds travel og expense aktiviteter i henholdsvis et globalt online booking tool og et globalt expense tool, der bruges af samtlige medarbejdere i hele verden, er ikke lige så enkelt som at sætte et ovenlysvindue i taget.
Med 11.500 medarbejdere, salgsselskaber i 40 lande og fabrikker i 10 lande er det en stor, men prioriteret opgave hos VELUX at få alle virksomhedens medarbejdere til at planlægge og reservere alle facetter af forretningsrejsen gennem samme kanal, hos virksomhedens valgte globale rejsebureaupartner.
For klimaets, økonomiens og medarbejdernes egen skyld.
”Vi er en global virksomhed, men er meget Europa-tunge i vores flyvninger, hvilket betyder, at antallet af reservationer i vores online booking tool er på mere end 85%.
Vi er meget fokuserede på i første omgang at få implementeret 21 lande i vores online booking tool. Arbejdet har været i gang i et par år, og vi har nu 10 lande med. Yderligere 11 følger her i 2020,” fortæller Global Category Manager Travel i VELUX, Tina Kruse.
Totalt overblik
Målet er at forenkle og effektivisere den måde, VELUX hidtil har arbejdet med rejser på.
”Vi ønsker, at alle vores medarbejdere reserverer gennem vores rejsebureau AMEX Global Business Travel. Når alle medarbejdere booker via samme kanal, får vi transparens og overblik over udgifter, adfærd, besparelser og potentiale fremadrettet. Når vi kan konsolidere data for alle lande, får vi et totalt overblik over hele denne del af vores forretning.” Men operationen kræver change management i stor skala.
”Når vi kommer ud i landene, har medarbejderne allerede nogle etablerede rutiner lokalt. Der er både personlige og kulturelle vaner og skikke, der skal brydes. Forretningsrejsende er mennesker med personlige præferencer, og det kan være meget følsomt at booke sin egen flybillet. Du skal væk fra din familie, og din rejse skal fungere. Alle har en holdning til, hvad en flybillet skal koste, og hvor den skal købes henne.”
Men hvis alle medarbejdere selv booker fly og overnatning direkte på luftfartsselskabernes og hotellernes hjemmeside, ved VELUX ikke, hvor de er henne. Derfor understøtter én fælles platform også VELUX’ arbejde med duty of care.
”Som global virksomhed skal du kunne vise dine medarbejdere, at du tager vare på dem, når de er på forretningsrejse. For at kunne bedrive den del optimalt, er vi nødt til altid at vide præcis, hvor folk er henne,” siger Tina Kruse.
Malene Oldenburg og Tina Kruse, hhv. Global Travel Specialist og Global Category Manager Travel i VELUX.
Vi skal leve alle sammen
VELUX følger udviklingen i forretningsrejsebranchen tæt. De vigtigste parametre er omfanget af tilknyttede luftfartsselskaber og integration af andre services og muligheder for personalisering.
”Vores opgave er at få VELUX’ rejsende til at have tillid og føle sig trygge, når de ser det udvalg, vi kan tilbyde dem. Det kræver integration af mange andre services, vi har brug for som forretningsrejsende, og vi er derfor afhængige af et samarbejde mellem vores globale rejsebureau og leverandørerne. Vi vurderer derfor også leverandørernes evne til at agere globalt i praksis,” siger Malene Oldenburg, Global Travel Specialist i VELUX.
For VELUX er det vigtigt, at alle produkterne er tilgængelige og så ”ikke komplekse” som muligt og kan fungere i ét online booking tool til brug i hverdagen.
”Det er fint nok, at luftfartsselskaberne vil have os til deres hjemmesider og reservere direkte, men sådan er vores verden ikke på nuværende tidspunkt. IATA’s NDC er fokuseret på fly, og lige nu står vi som virksomhedskunde i et vakuum mellem, hvad luftfartsselskaberne ønsker, og hvad de globale rejsebureauer reelt set kan tilbyde på nuværende tidspunkt.”
Tidligere var indkøb på travel-området meget kostfokuseret. Hver ny aftale skulle generere nye besparelser. I dag er mange luftfartsselskaber pressede økonomisk, men virksomhederne søger andre værdier end blot prisen.
”Et godt samarbejde med leverandører handler for os ikke kun om store rabatter. Til gengæld skal de være klar til at hjælpe os, når vi har brug for det. Det handler mere om bløde værdier end tidligere. Vi kan ikke forvente, at kvaliteten er i top uden at ville betale for den. Vi skal leve alle sammen” siger Tina Kruse.
Bæredygtighed og adfærd
Effektivisering af rejseaktiviteter er en vigtig del af VELUX’ bæredygtighed.
Behovet for flyrejser er uomgængeligt, og udviklingen af bio-fuel og el-fly venter ikke lige rundt om hjørnet.
Derfor er adfærdsregulering og et personligt ansvar blevet nøgleord i arbejdet for større bæredygtighed.
”Det forbedrede datagrundlag, vi opnår ved at centralisere vores travel-løsning, giver bedre mulighed for at styre adfærd, som kan være analysering af interne mødeaktiviteter, som potentielt kan klares virtuelt. Hensigtsmæssig adfærd understøtter både besparelser og bæredygtighed, men ikke nødvendigvis på samme tid. For eksempel flyver vi mere oversøisk, efter vi har købt virksomheder i USA. Prioriteringen kan her være, at vi flyver med så få stop som muligt og betaler lidt mere for at belaste mindre,” siger Tina Kruse.
Ovenlysproducenten VELUX blev grundlagt i 1941 af Villum Kann Rasmussen.
Virksomheden har 11.500 medarbejdere, salgsselskaber i 40 lande og fabrikker i 10 lande.
